Euregionaal Prinsentreffen
Privacy Policy
Stichting Verenigingsondersteuning Zonder Grens (Stichting VZG) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting VZG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Stichting VZG zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Ledenadministratie - Informatieverstrekking - Toevoegen whatsapp groepen vereniging - Samenstellen aanwezigheidslijst - Uitnodigingen voor bijeenkomsten |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Inschrijformulier lid met handtekening op papier. |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 1 jaar. |
Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren, donateurs, leveranciers en geïnteresseerde |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven - Uitschrijven van facturen - Gericht contact |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Sponsorenformulier - Mondelinge toestemming - Afgifte visitekaartje - Via internet (Linkedin - Facebook - verzamelwebsites) |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres - Logo |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 5 jaar of maximaal 7 jaar in de boekhouding (7 jaar zijn wettelijk verplicht). |
Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking activiteiten - Vragen om uit te helpen bij activiteiten van de vereniging - Bezorgen van vrijwilligers presentje |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Contactformulier vrijwilliger met handtekening op papier. |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode dat men vrijwilliger wil zijn voor de vereniging en daarna maximaal 1 jaar. |
Verwerking van persoonsgegevens van prins(ess)en |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Ledenadministratie - Informatieverstrekking - Toevoegen whatsapp groepen vereniging - Opstellen proclamatie - Samenstellen aanwezigheidslijst - Uitnodigingen voor bijeenkomsten |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Infoformulier prins(es). |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres - Geboortedatum - Geboorteplaats |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende het prinsenschap en daarna maximaal 1 jaar. |
Verwerking van persoonsgegevens van oud prinsen |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Prinsenfoto en naam voor plaatsing op online en in offline media - Proclamatie op website - NAWTE voor informatieverstrekking (toekomstige) activiteiten vereniging - Sturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten / activiteiten |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Inschrijfformulier oud prins(es). |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres - Prinsenfoto - Proclamatie |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende het bestaan van de vereniging. |
Verwerking van persoonsgegevens van nabestaande oud prinsen |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Prinsenfoto en naam voor plaatsing op online en in offline media - Proclamatie op website |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Inschrijfformulier oud prins(es) nabestaande. |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- Voornaam (prins(es)) - Achternaam (prins(es)) - naam (nabestaande) - relatie (nabestaande) |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende het bestaan van de vereniging. |
Verwerking van persoonsgegevens van artiesten |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking - Boekhouding / loonaangifte - Uitbetalen - Promotie optreden zowel offline als online |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Contract optreden. |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Kopie ID - Telefoonnummer - E-mailadres - Foto - Facebook url - Website url |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode tot het vastgelegde optreden en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding. |
Verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen artiesten |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking - Boeken artiest |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Mondelinge toestemming - Afgifte visitekaartje - Via internet (LinkedIn - Facebook - verzamelwebsites) |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode dat men de artiest vertegenwoordigt en daarna maximaal 3 maanden. |
Verwerking van persoonsgegevens van bezoekers euregionaal prinsentreffen |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking - Toezeggen en opsturen entreekaarten - Uitnodigen volgende editie Euregionaal Prinsentreffen |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Toestemming via online inschrijfformulier. |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- Vereniging: NAW - Contactpersoon: Naam - Telefoonnummer - E-mailadres |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode tot het Euregionaal Prinsentreffen heeft plaatsgevonden en daarna maximaal 1 jaar. |
Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers jaarlijkse optocht |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking - Verkrijgen van informatie om te voldoen aan de vergunningeisen |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Toestemming via online inschrijfformulier. |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode tot de optocht heeft plaatsgevonden en daarna maximaal 1 jaar. |
Verwerking van persoonsgegevens van carnavalsverenigingen |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking - Gericht contact - Versturen uitnodigingen m.b.t. (toekomstige) activiteiten |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Mondelinge toestemming - Afgifte visitekaartje - Via internet (Facebook en verzamelwebsites) |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- Vereniging: NAW - Contactpersoon: Naam - Telefoonnummer - E-mailadres |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode dat men contactpersoon is van de carnavalsvereniging en daarna maximaal 1 jaar. |
Verwerking van persoonsgegevens van ontvangers cheque euregionaal prinsentreffen |
|
Persoonsgegevens van leden worden door Stichting VZG verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): |
|
- Informatieverstrekking uitreiking cheque - Gericht contact - Donatie uitbetalen zoals vermeld op cheque. |
|
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: |
|
- Mondelinge toestemming - Afgifte visitekaartje - Via internet (Facebook) |
|
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting VZG de volgende persoonsgegevens van u vragen: |
|
- NAW - Telefoonnummer - E-mailadres - IBAN |
|
Uw persoonsgegevens worden door Stichting VZG opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: |
|
- Gedurende de periode tot aan de uitreiking van de cheque en daarna maximaal 1 jaar. |
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van onze websites;
- Het verzorgen van de loonadministratie van artiesten;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van de opslag van alle digitale bestanden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Stichting VZG bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Stichting VZG van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van deze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Stichting VZG
Stationsstraat 29
6247 BJ
Gronsveld
info@stichtingvzg.nl
Privacy Policy Stichting VZG - V1.1 - laatst gewijzigd: 08-11-2023
Programma
Het programma 2025 wordt binnenkort bekendgemaakt.
Partners
